Administrative & Financial Services

(Português)

A Direção de Serviços Administrativos e Financeiros exerce a sua ação nos domínios da administração financeira e patrimonial e aquisição de bens e serviços, conforme se encontra estabelecido nos Estatutos do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVCInstituto Politécnico Viana do Castelo).

A atividade operacional desta Direção encontra-se subdividida em diversas áreas de atuação, definidas em função do conteúdo funcional que as carateriza:

• Aprovisionamento;
• Contabilidade;
• Património.

A Direção de Serviços Administrativos e Financeiros encontra-se centralizada nos Serviços Centrais do IPVCInstituto Politécnico Viana do Castelo, exercendo as suas competências próprias em colaboração estreita com os serviços administrativos existentes em cada unidade orgânica – Balcão Único – no sentido de potenciar uma maior proximidade na relação entre as partes envolvidas e de dar resposta às necessidades dos seus stakeholders.

(Português)

A Direção de Serviços Administrativos e Financeiros tem como missão assegurar a atividade económica e financeira da Instituição, em consonância com as orientações emanadas pelos órgãos de gestão, gerindo os recursos no sentido de responder às necessidades e expectativas das partes interessadas, contribuindo para a prossecução de iniciativas e projetos estratégicos da Instituição e salvaguardando o controlo da legalidade, regularidade e economia da Instituição.

(Português)

O Diretor de Serviços Administrativos e Financeiros exerce as suas competências nos termos da Lei, Estatutos e Regulamentos da Instituição, cabendo-lhe, designadamente:

• Coordenar todas as atividades do serviço nas diversas áreas que o compõem;
• Elaborar a proposta de orçamento da Instituição, de acordo com as orientações dos órgãos de gestão;
• Acompanhar a execução orçamental e a posição económico-financeira da Instituição, assegurando a monitorização de indicadores e o reporte periódico de informação contabilística e de gestão aos órgãos de gestão;
• Coordenar e contribuir para a elaboração dos documentos de prestação de contas individuais e consolidadas da Instituição;
• Preparar a informação de cariz orçamental e/ou económico-financeira solicitada pelas entidades reguladoras, tutelares e pelos órgãos de gestão;
• Assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Instituição;
• Supervisionar as execuções financeiras dos projetos cofinanciados pela União Europeia que são submetidas aos respetivos programas financiadores;
• Analisar e garantir o cumprimento das obrigações legais no âmbito da contratação pública;
• Controlar a gestão de tesouraria;
• Contribuir para a melhoria ou para a implementação de novos processos no âmbito da gestão do serviço, nomeadamente, em termos de sistemas de informação de gestão.

(Português)

Ao aprovisionamento estão atribuídas as seguintes competências:

• Elaborar procedimentos aquisitivos nos termos das disposições legais aplicáveis;
• Acompanhar o processo aquisitivo relativo a bens e serviços e investimentos, apoiando a comunidade IPVCInstituto Politécnico Viana do Castelo sempre que necessário;
• Gerir e acompanhar os procedimentos pré-contratuais na plataforma de compras públicas;
• Enviar as notas de encomenda aos fornecedores;
• Garantir o processo de validação da faturação emitida por fornecedores;
• Assegurar a gestão do administrativa dos stocks, garantindo a sua monitorização e a verificação de não rutura dos mesmos;
• Acompanhar o processo de avaliação de fornecedores de bens e serviços;
• Executar as atividades que no domínio da área de aprovisionamento forem solicitadas pelo Diretor dos Serviços.

(Português)

À contabilidade estão atribuídas as seguintes competências:

• Proceder ao registo documental de processos de receita e despesa;
• Relevar contabilisticamente todos os documentos e factos inerentes;
• Proceder ao reporte mensal de informação contabilística às respetivas entidades competentes;
• Tratar e apurar toda a informação necessária ao cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Instituição;
• Elaborar as solicitações de transferência de fundos relativas a receitas gerais;
• Proceder à verificação dos saldos contabilísticos de forma garantir a fiabilidade dos mesmos;
• Apoiar a OTIC no âmbito da preparação da informação necessária à elaboração de execuções financeiras a submeter aos programas financiadores;
• Executar as atividades que no domínio da área da contabilidade forem solicitadas pelo Diretor dos Serviços.

(Português)

Ao património estão atribuídas as seguintes competências:

• Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Instituição;
• Organizar e registar os autos de abate relativos aos bens do inventário classificados como deteriorados ou obsoletos;
• Proceder à etiquetagem dos bens móveis;
• Colaborar na organização e realização de processos de verificação interna que assegurem a correspondência entre a existência física dos bens e o respetivo registo patrimonial;
• Executar as atividades que no domínio da área do património forem solicitadas pelo Diretor dos Serviços.

(Português)

À tesouraria estão atribuídas as seguintes competências:

• Emitir as ordens de pagamento depois de devidamente autorizadas;
• Assegurar o recebimento de meios monetários;
• Assegurar a gestão administrativa do fundo de maneio;
• Proceder aos registos documentais associados a fluxos de tesouraria;
• Identificar os movimentos bancários de todas as contas bancárias da Instituição;
• Efetuar depósitos e transferências bancárias;
• Garantir a guarda do numerário e valores existentes em caixa;
• Executar as atividades que no domínio da área de tesouraria forem solicitadas pelo Diretor dos Serviços.

(Português) Direção de Serviços Administrativos e Financeiros

Diretor de serviços: Alexandrina Videira

Morada:
Rua Escola Industrial e Comercial de Nun’ Álvares n.º 34
4900-367 Viana do Castelo
Telefone: +351 258 809 610
Endereço de e-mail: saf@ipvc.pt

Aprovisionamento

Endereço de e-mail: aprovisionamento@ipvc.pt

Contabilidade

Endereço de e-mail: saf@ipvc.pt

Património

Endereço de e-mail: patrimonio@ipvc.pt

Tesouraria

Endereço de e-mail: tesouraria@ipvc.pt

Deslocações

Endereço de e-mail: deslocacoes@ipvc.pt